目前美国的雇佣法规要求所有雇主必须对每位新员工进行身份和工作许可的验证。Form I-9（就业资格核查表）是这一过程的核心文件，无论雇员是美国公民、永久居民还是持有临时工作许可的外籍人士，都必须完成此表格。本报告将详细介绍 Form I-9 的每一项如何正确填写，以帮助雇主和雇员避免可能导致合规问题的错误。

Form I-9 表格概述

Form I-9 是由美国公民及移民服务局（USCIS）制定的一种表格，用于核实在美国就业的所有个人的身份和就业许可。

根据法规要求，该表格不需要提交给移民局或其他政府机构，而是由雇主保管，以备国土安全局、司法部或劳工部官员检查。

第一部分：雇员信息与证明（Employee Information and Attestation）

第一部分必须由雇员本人填写，最早可在接受聘用通知后填写，最晚必须在带薪工作的第一天结束前完成。以下是详细的填写指南：

个人基本信息

  1. 姓氏（Last Name）：填写您的法定姓氏
  2. 名字（First Name）：填写您的法定名字
  3. 中间名（Middle Name）：填写您的中间名，如无则填写"N/A"
  4. 其他曾用姓氏（Other Last Names Used）：填写曾用名或小名，如无则填写"N/A"

联系信息

  1. 住址（Address）：填写您当前的住家地址，包括门牌号和街道名称
  2. 公寓号码（Apt. Number）：如有公寓号码则填写，否则填写"N/A"
  3. 城市或镇（City or Town）：填写所在城市或乡镇名称
  4. 州（State）：选择或填写所在州名
  5. 邮政编码（Zip Code）：填写邮政编码
  6. 出生日期（Date of Birth）：按照月/日/年的格式填写
  7. 社会安全号码（Social Security Number）：填写您的社会安全号码，如果雇主参与E-Verify计划，则此项必填，否则为自愿提供
  8. 电子邮件地址（Email Address）：自愿提供，填写您的电子邮件地址
  9. 电话号码（Telephone Number）：自愿提供，填写您的电话号码

公民身份或移民身份声明

在此部分，雇员必须选择一项适用的身份类型：

  1. 美国公民（U.S. Citizen）：如果您是美国公民，请选择此项
  2. 美国非公民国民（Non-citizen National of the United States）：适用于美属萨摩亚出生的国民，前太平洋岛屿托管地的公民，或其子女
  3. 合法永久居民（Lawful Permanent Resident）：如果您持有绿卡，请选择此项并填写外国人登记号码（A-Number/USCIS Number）
  4. 允许工作的外籍人士（Alien Authorized to Work）：如果您持有临时工作签证或工作许可，请选择此项并填写以下信息：
    • 工作许可到期日期
    • 外国人登记号码/USCIS号码或I-94入境号码
    • 如果是基于入境美国后从边境署获得的号码，还需提供外国护照号码和签发国

雇员证明与签名

  1. 雇员签名（Employee Signature）：雇员必须亲自签名
  2. 签名日期（Date）：填写签名当天的日期

如果雇员需要翻译或代理人协助，翻译人或代理人还需要在表格相应部分签字并填写相关信息。

第二部分：雇主或授权代表审核与证明（Employer Review and Verification）

第二部分必须由雇主或授权代表填写，最晚必须在雇员开始带薪工作的第三个工作日结束前完成。

雇员身份及工作许可证明文件

雇主必须亲自检查雇员提供的原始证件：

  1. 列表 A（List A）文件：可同时证明身份和工作许可的文件，雇员只需提供一份列表A的文件，例如：

    • 美国护照或美国护照卡
    • 永久居民卡或外国人注册卡（绿卡）
    • 外国护照带有 I-551 签章或移民签证带有 I-551 印刷符号
    • 带有照片的工作许可证（Form I-766）
    • 外籍非移民身份雇员的护照及 Form I-94 或Form I-94A

  2. 列表 B（List B）与列表 C（List C）文件组合：如果不提供列表 A 的文件，则需同时提供一份列表B的文件（证明身份）和一份列表 C 的文件（证明工作许可）。

    列表 B 文件包括：

    • 带照片的美国驾照
    • 由联邦、州或地方政府签发的带照片的身份证
    • 带照片的学生证
    • 美国军官证
    • 其他政府签发的带照片的证件

    列表 C 文件包括：

    • 社会保障卡（不包括标注有"不能工作"等限制的卡）
    • 出生证明
    • 其他证明工作许可的文件

雇主填写部分

  1. 员工姓名（Employee Info）：重复填写雇员的姓氏、名字和中间名（如有）
  2. 公民身份/移民身份（Citizenship/Immigration Status）：填写雇员在第一部分选择的数字代码（1、2、3 或 4）
  3. 文件信息：根据雇员提供的文件类型（列表 A 或列表 B+C），填写相应文件的详细信息：
    • 文件标题（Document Title）
    • 签发机构（Issuing Authority）
    • 文件号码（Document Number）
    • 到期日期（Expiration Date，如有）
  4. 雇佣开始日期（Employment Start Date）：填写雇员实际开始工作的日期
  5. 雇主或授权代表签名（Signature of Employer or Authorized Representative）：审核文件的人必须签名
  6. 签名日期（Date）：填写签署表格的当天日期
  7. 雇主或授权代表职务（Title of Employer or Authorized Representative）：填写审核人的职务
  8. 雇主或授权代表姓名（Last Name and First Name）：填写审核人的姓名
  9. 雇主名称（Employer's Business Name）：填写公司或组织的全名
  10. 雇主地址（Employer's Business Address）：填写雇主的完整地址

第三部分：重新认证和重新雇用（Reverification and Rehires）

第三部分用于两种情况：当雇员的工作许可需要更新时，或者当雇员离职后被重新雇用时。

  1. 姓名（Name）：如果雇员的姓名已更改，填写新姓名
  2. 重新雇用日期（Date of Rehire）：如果是重新雇用，填写重新雇用的日期
  3. 新工作许可证明文件：如果之前的工作许可已到期，填写新文件的信息
  4. 签名与日期：雇主或授权代表必须签名并注明日期

远程员工的特殊填写规定

由于 COVID-19 疫情的影响，国土安全部对于远程工作的员工在 I-9 表格验证方面曾提供了一些灵活性。

对于远程员工，流程通常如下：

  1. 雇员仍需在就业第一天或之前填写第一部分
  2. 雇员需要向雇主或授权代表展示证明文件的原件（可通过视频连接）
  3. 雇员可以通过电子方式向雇主发送文件副本
  4. 雇主需要在三个工作日内完成第二部分

需要注意的是，疫情相关的灵活性政策可能已经到期或发生变更，雇主应查询最新的官方指南。

常见错误和最佳实践

填写 Form I-9 时常见的错误包括：

  1. 信息缺失或不完整：确保所有必填字段都已填写，没有空白处
  2. 文件验证不充分：雇主必须认真核实原始文件，并准确记录相关信息
  3. 未能按时填写：雇员必须在第一个工作日前完成第一部分，雇主必须在三个工作日内完成第二部分
  4. 未签名或注明日期：表格上必须有雇员和雇主的签名和日期
  5. 工作许可状态不正确：雇员必须准确选择自己的公民身份或移民身份

最佳实践建议：

  1. 使用最新版本的 I-9 表格（可从 USCIS 官网下载）
  2. 考虑采用电子 I-9 解决方案，可以大幅减少错误率
  3. 定期进行内部审核，及时发现和纠正错误
  4. 为负责填写 I-9 表格的人员提供充分培训
  5. 建立清晰的程序，确保及时完成表格填写

结论

正确填写 Form I-9 是美国雇佣合规的重要组成部分。无论是雇主还是雇员，都应该理解这份表格的每一项内容和填写要求，以避免可能的法律风险和处罚。虽然表格看似复杂，但只要按照正确的流程和指南操作，就能确保合规无误。

对于雇主而言，建立系统化的 I-9 管理流程尤为重要，特别是在管理大量员工的情况下。考虑采用电子 I-9 解决方案可以有效减少错误，提高效率。对于雇员来说，提前准备好所需文件，并认真阅读表格说明，可以使这个过程更加顺利。

随着劳动力多样性的增加和工作形式的变革（如远程工作的普及），I-9 表格的填写和验证过程也在不断调整。雇主和雇员都应随时关注最新的官方指南，确保始终保持合规。